Sommario
1. Introduzione
Sapevi che Amazon chiude i suoi libri contabili dopo un solo giorno lavorativo? Chiusura rapida si riferisce a questa accelerazione del bilancio mensile o annuale. Questo può essere creato entro pochi giorni dalla fine del periodo senza influire sulla qualità dei dati. Come può essere che una società così grande e quotata in borsa sia in grado di farlo? Come fa Amazon a fornire dati finanziari accurati e di alta qualità così rapidamente?
In questo post del blog, vogliamo dare un'occhiata a ciò che le aziende di medie dimensioni hanno da offrire rispetto a quelle grandi in termini di Velocità di chiusura e perché ha senso prendere esempio da questo.
2. Hai la tua chiusura mensile il 10° giorno lavorativo?
Non deve necessariamente essere il 1° di un mese. Ma entro e non oltre 10 giorni lavorativi Ogni leader aziendale dovrebbe avere i suoi dati finanziari sul tavolo o sullo schermo. E non solo dati preliminari senza registrazioni di chiusura, come la variazione delle scorte e degli accantonamenti. I bilanci dovrebbero inoltre avere la qualità di un bilancio annuale nei bilanci mensili o trimestrali. Questo è l'unico modo in cui hai l'opportunità di utilizzare davvero i numeri per il controllo e la comunicazione. Quindi vale la pena avere un Processo di chiusura accelerato Pensare.
3. Quali sono i vantaggi di una chiusura rapida?
Perché Amazon è così ansiosa di fornire cifre il più rapidamente possibile e cosa significa questo per me come azienda di medie dimensioni? I vantaggi sono molteplici:
- prima ho fissato i numeri, prima posso Decisioni Deduci da ciò
- Trasparenza crea fiducia. Amazon comunica al mercato dei capitali che il Processi efficienti e che tu sia in grado di informarti su questo molto rapidamente
- Nel caso delle società quotate, l'attenzione è sempre focalizzata sul primo grande player del settore a pubblicare i propri dati finanziari. Questo porta a un Effetto PR .
Anche se non sei una società quotata in borsa, i tuoi stakeholder apprezzeranno la rapida preparazione dei rendiconti finanziari. Segnalano Azionariato , Dipendenti, revisori contabili e banche Di avere i processi sotto controllo e di essere in grado di rispondere in qualsiasi momento a domande sulla situazione finanziaria dell'azienda. Questo non solo crea fiducia, ma aiuta anche nelle decisioni strategiche, nella ricerca degli investitori, nelle negoziazioni di credito (rating bancario) o nella richiesta di opportunità di finanziamento. Tutti i vantaggi competitivi non devono essere sottovalutati.
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4. Di cosa ho bisogno per una chiusura rapida? Il piano in 10 passi!
"Non sono una grande azienda" è nessuno Buona scusa. Dopotutto, ogni azienda solida dovrebbe anche avere un Dipartimento finanziario funzionante Avere.
Qui spieghiamo il 10 passi , necessario per preparare un bilancio (mensile, trimestrale o annuale) rapido e di alta qualità.
Passaggio 1: una finanza ben posizionata dal punto di vista organizzativo!
È inutile se il mio reparto finanziario e contabile è "all'ultimo buco" in termini di personale, quindi anche un progetto di chiusura rapida probabilmente non avrà necessariamente successo.
Pertanto, prima di tutto, controlla se hai un carenza cronica di personale del dipartimento interno. I segni di ciò sono, ad esempio, che i compiti si "accumulano" per i singoli dipendenti e che i processi importanti vengono lasciati incompiuti in caso di malattia.
Inoltre, dovresti chiederti se i tuoi dipendenti sufficientemente istruito Fui. Soprattutto nelle aziende in rapida crescita, non è raro che si verifichino sovraccarichi tecnici, che possono essere contrastati dalla formazione e dall'aggiornamento del reparto. Anche in questo caso possono essere utili corsi di formazione o workshop sulla chiusura rapida.
Passaggio 2: fai un'analisi dei colli di bottiglia!
Più persone, più successo? Sfortunatamente, non è così facile e di solito non è ad hoc chiudere. I lavoratori qualificati sono difficili da trovare e spesso devono essere formati da soli. Pertanto, soprattutto se hai notato una carenza di personale del dipartimento finanziario inferiore a 1., è importante fare di necessità virtù.
Quali sono i colli di bottiglia che portano a questa situazione oggi? Oltre alla cronica carenza di personale del reparto, questo può anche essere dovuto a richieste eccessive o a una prioritizzazione inappropriata delle attività.
Passaggio 3: valutare i colli di bottiglia identificati!
Per creare una chiusura rapida di fine mese degna di questo nome, spesso è necessario che diversi reparti siano multidisciplinare cooperare . Si inizia con la fatturazione, passando per il rilascio delle fatture in entrata, fino all'informazione del Finance su questioni rilevanti per gli accantonamenti. Valutare la pertinenza delle strozzature individuate:
Ecco solo alcune domande di esempio:
- Quanto tempo devo attendere per l'approvazione finale delle fatture in entrata e in uscita?
- Quando riceverò i dati delle risorse umane sulle ferie e sui bonus?
- Abbiamo merci o consegne in sospeso?
- Ci sono state lamentele pertinenti?
- I conti interaziendali si aprono?
- Quali altre circostanze particolari sono rilevanti per il bilancio?
In generale, puoi chiedere:
- Tutte le interfacce pertinenti tra il Finance e gli altri dipartimenti dell'azienda funzionano?
- È garantito che le sostituzioni funzionino in caso di malattia e ferie?
Passaggio 4: automatizza i processi manuali!
"Abbiamo sempre fatto così" è il segnale d'allarme per ogni consulente. I processi devono essere vivi e adattarsi ai cambiamenti dell'azienda. Inoltre, la digitalizzazione rende più facile che mai trovare software per processi automatizzati per vari casi d'uso che consentono di risparmiare tempo e denaro e di ridurre al minimo il rischio di errori. Sistemi ERP sono solo un esempio, l'uso di Automazione robotica dei processi (RPA) o intelligenza artificiale (AI) altri due.
Passaggio 5: solo le informazioni pertinenti devono rallentare la chiusura!
Ancora e ancora, nei progetti ci capita che il bilancio non sia finalizzato perché Spese di viaggio ed estratti conto della carta di credito non sono stati rilasciati o mancano documenti giustificativi. Ma è anche rilevante?
Il più delle volte, si tratta di importi bassi a quattro o cinque cifre che non influiscono sul messaggio del bilancio. Al contrario, con un semplice accantonamento per le fatture in sospeso, "la goccia sarebbe risucchiata". Pertanto, lavora con il concetto di Materialità. I fatti che non influenzano il bilancio, ossia non sono rilevanti per la sua accuratezza e la sua dichiarazione, possono essere trattati in modo diverso. Questo ci porta al passo successivo.
Passaggio 6: lavora con i limiti!
Amazon è anche così veloce perché ha un Elevata affidabilità nei valori stimati dal passato. Ad esempio, l'azienda conosce i resi delle consegne in tutti i gruppi di prodotti definiti. Questi sono talmente validi che un valore forfettario come accantonamenti di rischio riduce i ricavi. Ciò significa che l'azienda non deve attendere 30 o più giorni.
Anche tu hai questa esperienza. Ad esempio, conosci i costi medi mensili del carburante della tua flotta aziendale o i costi telefonici, anche se la bolletta è ancora in sospeso. Quindi non aspettare queste fatture, prenotane una Accantonamento fatture insolute.
Diventa un po' più difficile quando si tratta di cambiamenti demografici. Se questi sono rilevanti per il tuo modello di business, allora questo processo deve funzionare! Pertanto, utilizza le funzionalità del tuo sistema ERP e prenditi cura dei processi necessari per una corretta determinazione.
Passaggio 7: lavora sui processi pertinenti per una pianificazione ottimale!
Se ci sono connessioni rilevanti ed essenziali tra la finanza e altri dipartimenti o filiali, allora queste devono essere Interfacce lavoro. Ottimizzazione è la parola magica.
Una domanda essenziale qui è: "Chi deve consegnare cosa entro quando?"
Disegna le singole fasi del processo su una linea temporale. Ogni reparto ha bisogno del suo Scadenza chiara per fornire le informazioni richieste. Pianifica il tempo appropriato per il coordinamento e le domande. In modo ottimale, hai un giorno per farlo prima di creare il rapporto finale. Crea la pianificazione per:
- Mensile-
- Trimestrali e
- Conti annuali
Per la comunicazione esterna, i requisiti sono più severi e devono essere presi in considerazione. Ad esempio, per il bilancio annuale potrebbero essere richieste perizie per la previdenza per la previdenza, il risanamento del suolo o i calcoli per la partecipazione dei lavoratori. Queste date devono essere prese in considerazione anche nel programma e coordinate con le parti esterne, così come il calcolo finale delle imposte con il consulente fiscale o l'audit da parte del revisore annuale, che può già svolgersi in parallelo.
Passaggio 8: stressa il tuo programma!
In molti casi, gli orari sono solo piani che troppo spesso vengono fatti a pezzi dalla realtà.
Ma questo non significa che puoi farne a meno. Al contrario: guarda dove il tuo programma ha punti deboli.
- Quali persone chiave non possono essere sostituite perché sono le uniche che possono fornire informazioni?
- Come si possono creare regole di rappresentanza per queste persone?
- Esistono altri modi per ottenere le informazioni, ad esempio attraverso report automatizzati?
Queste sono le domande che ti aiuteranno a impostare il processo complessivo in modo migliore e più resiliente.
Passaggio 9: equalizza il tuo programma!
Se il calendario è fissato e conosci i punti deboli, chiediti se puoi pareggiare le tesi finali.
Le immobilizzazioni sono citate a titolo di esempio. Perché non prenotare le aggiunte e le cessioni di asset il 15 di un mese durante l'anno? Alla fine del mese, essi esaminano solo le rimanenti aggiunte agli investimenti in base agli aspetti di rilevanza ( Vedere il passaggio 5 ): Ci sono altri investimenti che devono ancora essere contabilizzati, altrimenti il bilancio avrebbe un messaggio significativamente diverso? In caso contrario, effettua le prenotazioni nel nuovo mese quando si calma di nuovo ( Passaggio 1 fornito). In molti casi, è anche possibile calcolare accantonamenti o rettifiche di valore in una data di riferimento anticipata e adeguarli di conseguenza alla data di chiusura di fine mese sulla base di valori empirici validi.
Passaggio 10: inizia!
Il piano migliore è inutile se non lo si implementa. Soprattutto quando la situazione della contabilità finanziaria è tesa, ha senso dedicarsi all'argomento. Dovresti iniziare con i più grandi "ammazzatempo" e poi lentamente sentire la tua strada in avanti.
5. Conclusione
I bilanci annuali tempestivi non sono scienza missilistica! Con i passaggi sopra descritti, hai l'opportunità di migliorare costantemente il tuo processo di chiusura e quindi diventare più veloce senza perdere la qualità della chiusura. Le situazioni critiche in contabilità sono buone occasioni per mettere all'ordine del giorno il tema della chiusura veloce.
